Handvatten efficiënt werken:

 Check in de ochtend hoeveel voorraad er staat in alle boxen.

Maak voor je zelf een overzicht, vul bijv. dit in voor je zelf met aantallen. 

Is het ‘veel’ werk, werk dan alle mails bij die binnengekomen zijn t/m gisteren. Laat vandaag staan.
Die pak je op als je de oude mails weg hebt gewerkt.

 Scan daarna de mails.
“lees/scan” ze  kort door, spam, reclame en quick wins sluit je gelijk. Doe dit per mailbox.
Het ‘uitzoekwerk’ blijft dan over maar dit geeft wel rust. Je ziet dan bijvoorbeeld maar 5 mails open staan ipv 15.

Probeer om de mails constant te beantwoorden, als je binnen 2 uur reageert levert dat voordelen op:

-          Hogere engagement

-          Hogere klant tevredenheid

-          Meewerkende klant

-          Eind van de week een rustige week.

Zorg dat je gefocust blijft.
Steek je mails in zoals beschreven in het communicatie plan.  Deze is terug te vinden

-          Reageer op de klant, niet alleen antwoord geven maar reageer ook op de klant zijn verhaal.

-          Denk een stap vooruit.

-          Voorkom herhaal verkeer.

Check na de lunch hoe het er bij staat met de voorraad. Loop je achter op schema, maak voor jezelf een plan. Lukt het niet? Schakel hulp in.

De afspraak is: alles wat voor 15:00 die dag is binnengekomen is opgepakt. Lukt dat niet dan schakel  hulp in.

Backend Tankey/Tamoil

Tip: Open elke mail onder een nieuw tabblad.

Pak een template en loop de mails langs.  Zorg dat je mails wel zijn geschreven volgens het communicatie plan. Soms door een informele zin toe te voegen maakt het de mail/template af waardoor het aansluit op het verhaal van de klant.

Outlook
Wees hier scherp op weerstand. De manier hoe jij hier op reageert is belangrijk. Dit voorkomt herhaal verkeer en extra werk. Steek het in zoals het communicatieplan het voorschrijft.

Tankey,

Voordat je een claim ticket indient: check of de klant aan alle voorwaarden voldoet.

-          Bedrag

-          Aankoop bon volledig

-          Check de klik.

-          Is een claim überhaupt mogelijk. (check het bord aan de muur)

 Spring vooral niet van werkbak naar werkbak maar werk er eerst 1 bij. Dit geeft rust en overzicht.

Tikkies

Als er gevraagd wordt om te helpen op de tikkies en/of andere werkzaamheden maak dan een plan.

§  Heb je alle mailboxen bijgewerkt?

§  Als je tikkies oppakt, haal je de 24 uur SLA?

§  Lukt het om de boxen voor 15:00 leeg te krijgen?

§  Je bent zelf verantwoordelijk voor dat de berichten op tijd zijn opgepakt

Univé

-          Kijk elke dag of er nieuwe bestellingen in staan.

-          Kom je er niet aan toe? Vraag Wessel evt. om het op te pakken.

Algemeen.

Kom je ergens niet aan toe? Maak een plan van aanpak en schakel hulp in.

TanQyou heeft de meeste voorrang i.v.m. de SLA ISO KPI.

Alle overige moet ook binnen 24 uur zijn  opgepakt. Bij uitzondering mag het langer duren.

Echter is dit niet nodig. Tot nu toe is de SLA op de MoveYou box dit jaar (2024) overall namelijk 11:04 (datum 17-07-2024)

Mails van Datit, Dats 24 of Gabriels

Deze mails mogen naar Ruud@moveyou.com en zet je op ‘in behandeling’ in de moveyou  box

Tip:

Ook als is het rustig, werk op dezelfde manier. Als je aan het begin van de dag en aan het begin van de week de mails gelijk oppakt heb je een hogere engagement wat zorgt voor een snelle oplostijd en een hogere klanttevredenheid.

Dit resulteert weer in een rustige middag en/of einde van de week.

Kortom.

Check aan het begin wat de instoom is en pak alles op.

Uit de data blijkt dat meer dan 97.2% ( data 01-07-2024 t/m 23-07-2024)  mails zijn die je ‘snel’ kan sluiten doormiddel van de mails letterlijk gelijk te sluiten zoals reclame/spam/reviews of het door te sturen naar collega’s/afdelingen of het beantwoorden d.m.v. templates/korte teksten, dit zijn mails die minder dan 2 min tijd kosten.

De overige kosten meer tijd omdat je bijv. een ticket moet loggen of een parkeertarief moet opzoeken.

Aanpassen van tankstations, verwijderen van kortingen. In de backend laat je door Wieger doen.

Mocht het nood zijn dan kan je Wieger appen op het nummer dat je hebt en/of mailen naar wieger@tanqyou.com

 Vragen is weten.

Twijfel je over een antwoord of weet je niet hoe het werkt/oplossing/antwoord?

Vraag Lolke.
Gaat het om Tankey/Tamoil en hij weet het niet, app of mail Wieger
Gaat hem om GoAbout dan vraag je Jelle
Gaat het om Datit/Dats24, Gabriels, vraag Ruurd@moveyou.com

Whatsapp en reviews.

Deze pakt Wieger doorlopend op  

Iets onduidelijk of niet benoemd in de dit document, app of mail Wieger. Vragen is weten.